家族の書類整理、簡単ステップで快適収納
朝からバタバタ、保育園の書類に小学校のプリント、それに習い事の案内…気づけば書類の山がそこかしこに。
「家族の書類整理、簡単ステップで快適収納」と題して、書類の山に埋もれがちな日々の書類を、少しでも快適に整理するためのステップをご紹介します。完璧を目指さず、「これくらいなら続けられそう」と思える範囲で、一緒に書類の整理をしてみませんか？
1. 書類整理の「はじめの一歩」：ざっくり分類から
まず、書類を前にして途方に暮れる…という状態から抜け出すために、ざっくりとした分類から始めましょう。
- 保存書類：保険、年金、住宅ローンなど、長期保管が必要な書類
- 手続き書類：学校や習い事の申込書、医療費控除など、手続きに必要な書類
- 確認書類：回覧板、学校からの手紙、イベントの案内など、確認後不要になる可能性のある書類
- 一時保留書類：すぐに判断できないDM、保留中の案件に関する書類など
細かく分けすぎると管理が大変になるので、まずは大まかに分けるのがおすすめです。私は、クリアファイルの色を変えて分類しています。例えば、保存書類は青、手続き書類は赤、といった具合です。
2. 「迷子」を防ぐ！家族共有スペースの活用
家族みんなが書類を把握できるように、共有スペースを活用しましょう。リビングの一角に書類ボックスを設置したり、壁に書類ホルダーを取り付けたりするのも良いですね。
共有スペースに置く書類は、家族みんなが関係するものが中心です。例えば、学校からの手紙、習い事のスケジュール、地域のイベント情報など。個人の書類は、各自のスペースで管理してもらうようにすると、ごちゃごちゃになりにくいです。
3. 「いる」「いらない」の判断基準は？
書類整理で一番悩むのが、「これ、いるのかな？」という判断ですよね。そんな時は、以下の基準で考えてみましょう。
- 法律で保管義務があるか？：確定申告の書類や、不動産関係の書類など、法律で保管が義務付けられているものは必ず保管しましょう。
- 当面使う予定があるか？：手続きに必要な書類や、イベントのチケットなど、近いうちに使う予定があるものは保管しましょう。
- 過去の記録として残しておきたいか？：子どもの作品や、旅行の写真など、思い出として残しておきたいものは、アルバムやデータで保管するのも良いでしょう。
もし判断に迷ったら、「一時保留ボックス」に入れて、期間を決めて見直すのも一つの手です。私は、月末に見直すようにしています。
4. デジタル化でスッキリ！書類整理の最終手段
紙の書類を減らすために、デジタル化も検討してみましょう。スマホのカメラで撮影したり、スキャナーアプリを使ったりして、書類をデータ化します。
データ化した書類は、クラウドストレージに保存しておくと、スマホやパソコンからいつでもアクセスできて便利です。EvernoteやGoogle Driveなど、使いやすいサービスを選びましょう。
ただし、デジタル化には手間がかかるので、全部の書類をデジタル化する必要はありません。重要な書類や、頻繁に見る書類から優先的にデジタル化するのがおすすめです。
5. 継続は力なり！定期的な見直しで快適キープ
一度整理した書類も、時間が経つとまた増えてきます。定期的に見直しを行うことで、快適な状態をキープしましょう。
私は、月に一度、書類ボックスの中身をチェックするようにしています。不要な書類は処分し、必要な書類は元の場所に戻します。たった15分でも、定期的に見直すことで、書類の山に逆戻り…という事態を防ぐことができます。
完璧な整理整頓は目指さず、「ちょっとスッキリした」と思えるくらいの状態をキープできればOK。今日は書類整理、お疲れ様でした。残りの時間は、家族とのんびり過ごしましょう。
